Som alternativ til de etablerede møder kan man holde tavlemøder, hvor man står op. Tavlemøder er kortere og dermed tidsbesparende, og deltagerne holder nemmere koncentrationen og engagementet.
Emnerne fra den traditionelle dagsorden kan også drøftes her eller man kan anvende tavlemødet i forbindelse med løbende forbedringer i virksomheden. Her er det en betydningsfuld metode til at holde “gryden i kog”, så alle holder fokus på den eller de ændringer, virksomheden vil gennemføre. Tavlemøder fungerer bedst hvis de holdes med et fast interval.
- Ideer, forslag og problemstillinger gøres synlige. Emner der skal drøftes sættes op af deltagerne, så alle kan forholde sig til dem. De kan ikke gemmes væk, som i en forslagskasse. Alle får et godt overblik over, hvilke opgaver der skal laves.
- Beslutninger tages i fællesskab efter dialog.
- Som ved traditionelle møder er det vigtigt at lave et beslutningsreferat. Derfor skal der også være en referent.
- Hvis møderne holdes i forbindelse med udvikling og forbedringer, er det vigtigt at holde dem hyppigt. Det er bedre at holde dem korte, end at springe over. Mellem 5-20 minutters varighed.
- Det er vigtigt at både ledere og medarbejdere deltager i mødet.
Som ved traditionelle møder skal der være en mødeleder til at styre og samle op på opgaver og mål.
Lær at lave tavlemøder
Planlæg sammen, hvordan tavlen skal se ud. Marker derefter en tavle med aftagelig tape, så den svarer til jeres skitse. Når I har brugt tavlen et stykke tid, kan I tage en snak om der evt. skal laves justeringer af tavlen. Når den fungerer som I har tænkt jer, kan I få lavet en tavle med permanent opmærkning hos en tavlefabrik, hvis I ønsker det.
Forklaring til punkter på tavlen
Forslag: Her kan medarbejderne hænge forslag til emner op på Post It sedler
Prioritering: Opgaverne prioriteres i fællesskab ved hjælp af prioriteringskvadranten:
- Opgaver med stort udbytte og lav arbejdsindsats kaldes juveler. Disse prioriteres først.
- Lavthængende frugter kræver lav arbejdsindsats, men giver også lavt udbytte. I nogle tilfælde vil man vælge at få dem overstået, i andre tilfælde at lægge dem ind mellem større opgaver, når tiden er til det.
- Større projekter kræver ekstra planlægning, der ikke er egnet til at have dialog om ved tavlen. Udbyttet er stort, men det er arbejdsindsatsen også.
- Spild af tid.
Opgave: Her har forslag skiftet “navn” til opgave og får tildelt en ansvarlig, dvs. en medarbejder, der er ansvarlig for opgaven. Det behøver ikke være den der skal udføre opgaven, men kan være “tovholder” på den.
Deadline: Tidspunkt for levering/færdiggørelse
Venter: I nogen tilfælde er man afhængig af information eller leverancer fra andre. Opgaven kan så parkeres i venteområdet.
Afsluttet: Når opgaven er færdiggjort anbringes den her. Det er meget motiverende at se området med færdiggjorte opgaver blive fyldt. Når ugen er gået, fjernes de udførte opgaver herfra.
Parkerede forslag: Her kan man anbringe forslag, der skal undersøges nærmere
Mødeleder og referent: Initialer på mødeleder og referent skrives på med tusch
Deltager check-in og -ud: Initialer på deltagere skrives på med tusch. Deltagere, der går før mødet er slut, skriver deres initialer og tidspunkt for check ud.