Stemningen er hektisk torsdag morgen på reklamebureauet “Genuine Advert”. Frugten af lang tids hårdt arbejde skal høstes.
Der er aftalt møde i projektgruppen kl. 09.00 præcist. Projektlederen er lige ankommet, og prøver forgæves at sætte projektoren til. “Det er typisk. Når man har mest brug for det virker skidtet ikke”. Mens endnu et par deltagere ankommer forsøger hun rødkindet at få projektoren til at virke.
Klokken ti minutter over ni er projektoren klar, men mødet endnu ikke gået i gang. Direktøren og AD’eren mangler. Piccolinen bliver sendt ud som stafet og efter fem minutter kommer AD’eren ind mumlende undskyldninger om at “var det kl. 09.00? Jeg havde lige noget jeg skulle ordne”.
Klokken 9.30 ankommer direktøren: “Jeg havde en vigtig samtale”.
Situationen her er ganske vist karikeret, men du har sikkert oplevet noget lignende, når du selv har været til møde:
- At deltagerne ikke kommer til den aftalte tid
- At mødet begynder for sent
- At der ikke er nogen dagsorden
- At dagsordenen ikke bliver fulgt
- At der ikke bliver konkluderet og fulgt op på aftaler
Før mødet
Godt begyndt er halvt fuldendt. Her får du værktøjer til at planlægge et meningsfuldt møde.
Er det nødvendigt at holde et møde?
Det koster både tid og penge at holde møder. Møder, der opfattes som spildtid, kan være skadeligt for arbejdsklimaet. Brug denne trin for trin checkliste inden du beslutter dig for at indkalde til møde.
Dagsordenens indhold
Her kan du finde det indhold, der som minimum skal være i en dagsorden samt et eksempel på en dagsorden. Brug dette som inspiration til at lave en dagsorden, der passer til dine møder.
Få styr på møderollerne
Et godt møde afhænger af om alle ”spiller” de roller, de skal. Alle har et ansvar for at udfylde en given rolle og støtte de andre i at udfylde deres. Se mere om forventningerne til de forskellige roller.
Under mødet
Under mødet er det ikke sikkert, at alt går efter planen, men nogle enkelte huskepunkter og gode spilleregler gør det nemt at gennemføre et godt møde. Og er du træt af traditionelle møder, kan du også læse om et godt alternativ her.
Tjekliste til gennemførsel af mødet
Mødets succes afhænger i høj grad af, hvordan du får begyndt og hvordan du styrer undervejs. Her kan du se, hvordan du gennemfører mødet trin for trin.
Spilleregler
Deltagere har som regel ret ens forventninger til det gode møde, alligevel kan der opstå frustrationer på grund af uafklarede forventninger. Er det fx i orden at forlade mødet for at tale i mobil, mens andre venter på at kunne beslutte? Her får du inspiration til gode mødespilleregler.
Tavlemødet
Med tavlemøder involverer lederen medarbejderne mere aktivt i planlægningen og forbedringen af den daglige drift. Det øger engagementet og lysten til at tage initiativer.
Efter mødet
Det betyder meget for mødeeffektiviteten og glæden ved at gå til møder, at der bliver samlet ordentligt op på mødet. Her har du to værktøjer, der hjælper dig med dette.
Beslutningsreferatet
Når man begynder på et møde, samler man ofte op på beslutningerne fra det foregående møde. Desværre sker det tit, at det er uklart, hvad der blev aftalt eller besluttet. Det betyder, at emner skal behandles forfra. Det kan du undgå ved at lave et godt referat.
Hvor effektive er jeres møder?
Hvis man ønsker at forbedre kvalitet og effektiviteten i sine møder, er der ingen vej uden om. Man skal se kritisk på den måde, man tilrettelægger og gennemfører møder på. Det får du god hjælp til med dette skema.